Forretningsorden for Tinglev Rideklub

1. Konstituering:

Formanden vælges direkte på generalforsamlingen hvert år.

Øvrige 6 bestyrelsesmedlemmer vælges for en toårig periode.

Der vælges to suppleanter for en etårig periode.

Bestyrelsen konstituerer sig på første bestyrelsesmøde, hvor også ansvarsfordelingen for følgende områder fastlægges:

◾Ansatte og freelance ansatte,

◾Økonomi: herunder bank debitorer og kreditorer samt lønregnskab,

◾Kontakt til kommune og Distrikt 8 under DRF,

◾Stalddrift, Løbefolde, Stald, Mødding, Gødningsplan,

◾Ridehaller, Vandingsanlæg,

◾Handicap afdeling,

◾Juniorudvalg,

◾Støtteklub,

◾Rytterstue, Køkken, Toiletter,

◾Årsplan, Aktiviteter, Arrangementer,

◾Sporten og Undervisningen,

◾Sponsorerer,

◾Pr. og Info.

Bestyrelsen får taget fotos til hjemmesiden og angiver den enkeltes ansvarsområde under hvert foto.

Eventuelle ændringer i bestyrelsen bliver indsendt til DRF og Distrikt 8.

2. Bestyrelsesmøder:

Der afholdes møde hver måned – dog ikke i feriemåneden og julemåned.

Hvis et bestyrelses medlem ønsker et punkt til afstemning, skal der stemmes og her gælder simpelt flertal. Ved stemmelighed er det formandens stemme, der er afgørende.

Suppleanterne i bestyrelsen deltager som regel i bestyrelsesmøderne, men dette aftales ved første bestyrelsesmøde. Suppleanterne har ikke stemmeret.

Dato for næste møde fastlægges fra gang til gang.

Faste punkter til mødet:

◾Orientering fra formand

◾Orientering fra kasserer med redegørelse for bank

◾Orientering fra nedsatte udvalg

◾Orientering fra daglig leder

◾Eventuelt

Punkter, som ønskes behandlet på mødet af et bestyrelsesmedlem eller et medlem, skal være sekretæren i hænde minimum 5 dage før et møde. Ønsker et medlem at forelægge det for bestyrelsen, skal det aftales med formanden 8 dage før.

Referatet fra bestyrelsesmødet sendes pr. mail eller post til bestyrelsen inden 7 dage. Hvis sekretæren ikke har fået indvendinger til referatet inden to dage, er det godkendt. Men det tilstræbes, at der bliver svaret ok.

Derefter lægger sekretæren referatet på hjemmeside og opslagstavle.

Personspørgsmål kan ikke læses i det offentliggjorte referat, ligesom bestyrelsen under behandlingen kan nævne, at det er udenfor referat.

I enkeltstående tilfælde kan formanden og et bestyrelsesmedlem træffe en afgørelse, som der så skal orienteres om på det næste bestyrelsesmøde.

3. Bogholderi og økonomistyring:

Bogholderiet styres af en deltidsansat bogholder, som i tæt samarbejde med kassereren står for kreditorer og debitorer. Bogholderen kan ikke betale et bilag eller andre krav, uden det er godkendt af kassereren.

Kasserer og bogholder er ansvarlig for at lave et årsregnskab, der er klar til godkendelse senest 14 dage før en generalforsamling.

De på generalforsamlingen valgte revisorer skal have regnskabet til gennemgang i de 14 dage.

4. Faste udvalg:

◾Juniorudvalget, som består af minimum 5 medlemmer, der er selvsupplerende. Dog bliver generalforsamlingen orienteret om afgang og tilgang af medlemmer. Et medlem, der fylder 18, fratræder efter næste generalforsamling. Bestyrelsen har et medlem tilknyttet udvalget, men denne deltager kun efter ønske fra udvalget i deres møder. Udover at varetage de unges interesser står udvalget for ministævner og miniridelejr.

◾Stævneudvalget, hvis opgave er at forberede og holde stævner og andre sportslige arrangementer.

◾Løse udvalg. Bestyrelsen kan til enhver tid nedsætte et udvalg til en bestemt opgave for en tidsbegrænset periode eller til opgaven er løst.

◾Det bør altid tilstræbes, at der er én fra bestyrelsen i udvalget.

5. Tavshedspligt og loyalitet:

Et bestyrelsesmedlem har pligt til at udvise loyalitet overfor klubben, ansatte og medlemmer. Et bestyrelsesmedlem skal sikre, at de væsentlige diskussioner foregår på møder og ikke i krogene.

Et bestyrelsesmedlem har tavshedspligt omkring de ansatte, deres ansættelsesforhold og eventuelle uoverensstemmelser.

Medlemmet har ligeledes tavshedspligt i personspørgsmål, der angår medlemmerne.

Eventuelle klager fra medlemmer skal altid behandles anonymt, så alle trygt kan ytre sig overfor bestyrelsen.